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so funktioniert's

Von der Mail zum Stempel

SmartReception liest Ihr Postfach, ordnet jede Anfrage ein und schreibt einen Entwurf. Sie entscheiden, was daraus wird. Unten können Sie es ausprobieren. Die Mails sind erfunden.

vier schritte

Die vier Schritte

  1. Eingang.

    Das Büro gibt ein Postfach frei. SmartReception liest dort mit und sendet selbst nichts. Neue Mails erscheinen im Posteingang.

  2. Einordnen.

    Zu jeder Mail steht, worum es geht und wie eilig es aussieht. Beispiele für die Art: Schadensmeldung, Terminanfrage, Nachfrage zum Angebot, Rechnungsfrage. Die Einordnung ist ein Vorschlag. Sie können sie ändern.

  3. Entwurf.

    Aus Ihren Vorlagen und Dokumenten entsteht ein Entwurf in Ihrem Ton. Was SmartReception nicht wissen kann, etwa Ihre Notfallnummer oder freie Termine, bleibt als Platzhalter in eckigen Klammern stehen. Zusagen zu Terminen, Preisen oder Haftung macht der Entwurf nicht.

  4. Freigabe.

    Sie lesen den Entwurf, ändern ihn, wenn nötig, und stempeln ihn frei. Danach übernehmen Sie die Antwort per Klick in Ihr Postfach und senden sie selbst ab. Die Freigabe wird mit Datum und Uhrzeit protokolliert.

ausprobieren

Fünf Beispielanfragen

Wählen Sie eine Mail im Posteingang. Lesen Sie die Einordnung und den Entwurf. Ändern Sie den Text, wenn Sie wollen, und stempeln Sie ihn frei.

Beispieldaten. Alle Personen, Adressen und Anfragen sind erfunden.

Posteingang (5 Beispiele)

Anfrage wählen

Beispiel 1: Hausverwaltung, Wasserfleck an der Decke

Von
Mieterin, Beispielweg 4, 2. OG links
Betreff
Wasserfleck an der Schlafzimmerdecke

Nachricht

Guten Tag,

seit gestern Abend ist an unserer Schlafzimmerdecke ein brauner Fleck. Er ist heute Morgen größer geworden, und es tropft. Die Wohnung über uns ist glaube ich gerade leer. Bitte schicken Sie jemanden vorbei.

Mit freundlichen Grüßen
[Name der Mieterin]

Einordnung

Art
Schadensmeldung, vermutlich Wasserschaden
Dringlichkeit
Hoch. Bitte heute bearbeiten, es tropft bereits.

Antwortentwurf

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Meldung. Wir haben sie aufgenommen und geben sie heute an [zuständige Person oder Stelle] weiter. Schicken Sie uns bitte, wenn möglich, ein Foto des Flecks und schreiben Sie uns, ob weiter Wasser austritt. Wenn es dringend wird, erreichen Sie uns unter [Notfallnummer des Büros].

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Büro]

Platzhalter in eckigen Klammern füllt das Büro aus. Prüfen Sie den Text vor der Freigabe.

Beispiel 2: Handwerk, Terminanfrage Heizungswartung

Von
Kunde, Beispielstraße 12
Betreff
Wartung unserer Gasheizung

Nachricht

Guten Tag,

unsere Gasheizung wurde letztes Jahr im Oktober gewartet. Können Sie wieder kommen? Am besten vormittags, Dienstag oder Donnerstag. Wir sind ab 8 Uhr zu Hause.

Viele Grüße
[Name des Kunden]

Einordnung

Art
Terminanfrage, jährliche Wartung
Dringlichkeit
Normal. Bitte innerhalb der Woche antworten, kein Notfall.

Antwortentwurf

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern kümmern wir uns um die Wartung Ihrer Heizung. Wir prüfen Ihren Wunsch (Dienstag oder Donnerstag vormittags) und melden uns mit einem Terminvorschlag bei Ihnen. Hilfreich wäre noch [Angabe, z. B. Gerätetyp oder Kundennummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Betrieb]

Platzhalter in eckigen Klammern füllt das Büro aus. Prüfen Sie den Text vor der Freigabe.

Beispiel 3: Vertrieb oder Handwerk, Nachfrage zum Angebot

Von
Kundin, Beispielstraße 7
Betreff
Ihr Angebot vom [Datum]

Nachricht

Guten Tag,

vor zwei Wochen haben Sie mir ein Angebot geschickt. Auf meine Frage zu den Materialkosten habe ich noch keine Antwort bekommen. Ist der Preis so fest? Und wann könnte es losgehen?

Viele Grüße
[Name der Kundin]

Einordnung

Art
Nachfrage zum Angebot, offene Rückfrage
Dringlichkeit
Mittel. Die Kundin wartet seit zwei Wochen, bitte zeitnah antworten.

Antwortentwurf

Guten Tag Frau [Name],

danke für Ihre Nachfrage und Entschuldigung, dass Sie auf eine Antwort warten mussten. Ihre Frage zu den Materialkosten hat [zuständige Person] jetzt auf dem Tisch. Zu Preis und Beginn melden wir uns bei Ihnen, sobald das geprüft ist. Wenn Sie uns noch etwas zum Angebot [Angebotsnummer] mitteilen möchten, antworten Sie gern auf diese Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Büro]

Platzhalter in eckigen Klammern füllt das Büro aus. Prüfen Sie den Text vor der Freigabe.

Beispiel 4: Kanzlei, Mandantenanfrage mit Terminwunsch

Von
Mandant, Beispielstraße 21
Betreff
Schreiben vom Vermieter, Termin möglich?

Nachricht

Guten Tag,

gestern kam ein Schreiben meines Vermieters, er will die Miete erhöhen. Muss ich zustimmen? Im Schreiben steht eine Frist bis Ende des Monats. Hätten Sie diese Woche einen Termin für mich?

Viele Grüße
[Name des Mandanten]

Einordnung

Art
Mandantenanfrage mit Terminwunsch, Frist genannt
Dringlichkeit
Hoch. Im Schreiben steht eine Frist, bitte heute ansehen.

Antwortentwurf

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Eine Einschätzung zu Ihrer Frage geben wir erst, wenn [Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt] das Schreiben gesehen hat. Schicken Sie uns bitte das Schreiben als Kopie oder Foto. Für ein erstes Gespräch können wir Ihnen [Terminvorschlag] anbieten.

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Kanzlei]

Platzhalter in eckigen Klammern füllt das Büro aus. Der Entwurf gibt keine Rechtsauskunft. Prüfen Sie den Text vor der Freigabe.

Beispiel 5: Onlineshop, Lieferfrage und Umtausch

Von
Kundin, Bestellung [Bestellnummer]
Betreff
Paket noch nicht da, und ein Umtausch

Nachricht

Hallo,

vor einer Woche habe ich zwei Pullover bestellt, angekommen ist bisher nichts. Einen davon hätte ich außerdem gern eine Größe größer. Geht ein Umtausch, oder muss ich zurückschicken und neu bestellen?

Danke und viele Grüße
[Name der Kundin]

Einordnung

Art
Lieferfrage und Umtausch
Dringlichkeit
Mittel. Die Kundin wartet seit einer Woche auf ihr Paket.

Antwortentwurf

Guten Tag Frau [Name],

danke für Ihre Nachricht. Zum Stand Ihrer Bestellung [Bestellnummer]: [Sendungsstatus aus Ihrem Shopsystem]. Zum Umtausch: [Ihre Regel für Umtausch und Rücksendung, z. B. Link zum Rücksendeportal]. Wenn noch etwas offen ist, antworten Sie gern auf diese Mail.

Viele Grüße
[Absender, Shop]

Platzhalter in eckigen Klammern füllt das Büro aus. Prüfen Sie den Text vor der Freigabe.

Status Wartet auf Ihre Freigabe

Beispieldaten. Das ist eine Vorschau, nicht das fertige Produkt.

grenzen

Was nicht passiert

Es wird nichts automatisch gesendet, gelöscht oder weitergeleitet. Der Entwurf sagt keine Termine, Preise oder Haftung zu. SmartReception rechnet nichts ab und gibt keine Steuer- oder Rechtsauskunft.

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