sicherheit
Wer, wohin, wie geschützt
Ihre Mails enthalten Namen, Adressen und manchmal mehr. Deshalb sagen wir hier, wer damit arbeitet, wohin die Daten gehen und wie sie geschützt werden. Wie SmartReception im Inneren gebaut ist, behalten wir für uns. Alles, was Sie oder Ihr Datenschutzbeauftragter wissen müssen, bekommen Sie schriftlich.
grundsätze
Fünf Grundsätze
- Sie geben jede Antwort frei. Ohne Ihren Stempel geht nichts raus.
- Nichts wird automatisch gesendet. Auch nicht, wenn eine Anfrage dringend aussieht.
- SmartReception liest Ihr Postfach und sendet selbst nichts. Gelöscht oder verschoben wird dort nichts.
- Die Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern. Auf Wunsch läuft die Verarbeitung später auf einem Gerät in Ihrem Büro. Im Pilot läuft sie zunächst in der Cloud.
- Jede Freigabe wird protokolliert. Sie sehen, was wann freigegeben wurde.
schriftlich vor dem start
Vier Papiere, bevor irgendetwas läuft
Vor dem Start schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ohne ihn greift SmartReception nicht auf Ihr Postfach zu. Dazu bekommen Sie:
Unterlagen vor dem StartAnlage 1 bis 4
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Regelt, wie wir mit Ihren Daten umgehen und wofür.
- Liste der Unterauftragnehmer. Wer außer uns beteiligt ist, mit Namen.
- Beschreibung der Schutzmaßnahmen. Was getan wird, damit Unbefugte nicht an Ihre Daten kommen.
- Protokoll der Freigaben. Wer hat wann was freigegeben.
grenzen
Was der Assistent nicht tut
- Er sendet nichts ohne Ihre Freigabe.
- Er löscht und verschiebt keine Mails.
- Er nimmt keine Anrufe an.
- Er sagt in Entwürfen keine Termine, Preise oder Haftung zu.
- Er gibt keine Steuer- oder Rechtsauskunft und bucht nichts.
- Er ersetzt weder Ihren Datenschutzbeauftragten noch Ihre Prüfung.
ihr teil
Was Sie als Büro tun
Sie sind für die Daten Ihrer Kunden verantwortlich. Deshalb gehört ein Hinweis in Ihre Datenschutzerklärung, dass Sie bei Anfragen KI-Unterstützung einsetzen. Eine Textvorlage bekommen Sie von uns. Prüfen Sie sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Beratung.
ehrlich gesagt
Kein Produkt ist fehlerfrei, auch SmartReception nicht. Deshalb prüfen Sie jeden Entwurf. Wenn Sie etwas Genaueres zur Sicherheit wissen wollen, fragen Sie uns. Was wir nicht belegen können, sagen wir nicht.