beispiel · hausverwaltung
Das Postfach der Hausverwaltung
Schadensmeldungen, Fragen von Eigentümern, Termine für Übergaben, Nachfragen zur Hausordnung. Vieles ist Routine, manches ist dringend. Und alles kommt per Mail, oft abends oder am Wochenende.
typische anfragen
Was bei Ihnen im Postfach liegt
Eingang heute Beispiel, erfundene Angaben
- Wasserfleck an der Decke. Die Mieterin schreibt abends. Am nächsten Morgen sollte jemand wissen, dass es tropft.
- Heizung ist kalt. Mehrere Mieter melden dasselbe Haus. Für jeden braucht es eine Antwort.
- Schlüssel und Übergabe. Ein Termin für die Wohnungsübergabe. Es braucht ein Ja oder Nein, und einen Vorschlag.
- Fragen zur Hausordnung. Müll, Waschküche, Ruhezeiten. Die Antwort steht schon irgendwo, sie muss nur geschrieben werden.
- Eigentümer fragen nach. Was ist mit dem Schaden im Treppenhaus? Die Frage ist berechtigt, und die Antwort dauert.
was es tut
Liest, ordnet ein, schreibt vor
SmartReception liest die Mails, die im Postfach landen, und ordnet sie nach Art und Dringlichkeit ein. Eine Wassermeldung steht oben, eine Frage zur Waschküche weiter unten. Zu jeder Mail liegt ein Antwortentwurf bereit, geschrieben nach Ihren Vorlagen. Fehlt etwas, etwa die Notfallnummer, steht ein Platzhalter da.
Die Einordnung ist ein Vorschlag. Ein Notdienst ist SmartReception nicht, und es ersetzt keinen Anruf, wenn es brennt. Sie sehen die Mails und entscheiden.
- Wasserfleck an der Decke Hoch · Schadensmeldung
- Termin Wohnungsübergabe Mittel · Terminanfrage
- Frage zur Waschküche Normal · Hausordnung
ihre entscheidung
Was bei Ihnen bleibt
Jede Antwort geben Sie frei, bevor sie rausgeht. Nichts wird automatisch gesendet. Zusagen zu Terminen, Kosten oder Zuständigkeiten sind Ihre Sache, der Entwurf macht sie nicht. SmartReception rechnet keine Abrechnungen nach und gibt keine Rechtsauskunft.
beispiel
Eine Wassermeldung im Posteingang
Wie eine Wassermeldung im Posteingang aussieht, sehen Sie in der Demo. Die Daten sind erfunden.
- Betreff
- Wasserfleck an der Schlafzimmerdecke
- Von
- Mieterin, Beispielweg 4, 2. OG links
EinordnungSchadensmeldung, hohe Dringlichkeit
Guten Tag Frau [Name], vielen Dank für Ihre Meldung. Wir haben sie aufgenommen und geben sie heute an [zuständige Person oder Stelle] weiter …
stand
Heute und im Pilot
SmartReception liest Ihr Postfach, ordnet Schadensmeldungen, Eigentümerfragen und Terminwünsche ein und schreibt Antwortentwürfe, die Sie freigeben. Im Pilot passen wir Kategorien und Vorlagen an Ihr Büro an. Eine Anbindung an Verwaltungssoftware gehört nicht zum Pilot.