Fragen, die Sie stellen werden

Für alle Betriebe, bei denen Kundenanfragen per E-Mail ankommen: Vertrieb und Vertriebsteams, Handel, Dienstleister, Praxen, Kanzleien, Agenturen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe und andere Büros. Beispiele aus verschiedenen Bereichen finden Sie in der Übersicht der Beispiele, Hausverwaltung und Handwerk sind ausführlich beschrieben.

Im Pilot liest SmartReception ein Postfach, ordnet Anfragen ein und schreibt Antwortentwürfe, die Sie freigeben. Wie das aussieht, zeigt die Demo mit Beispieldaten. Kundenstimmen oder Referenzen zeigen wir nur, wenn sie echt sind.

SmartReception liest Ihr Postfach und sendet selbst nichts. Es ordnet jede Anfrage nach Art und Dringlichkeit ein und schreibt einen Antwortentwurf. Sie prüfen, ändern und stempeln ihn frei. Mehr nicht.

Nein. Im Pilot schreibt SmartReception Entwürfe für Ihren Posteingang, und Sie geben jede Antwort frei. Weitere Aufgaben, etwa Angebote vorbereiten oder Nachfassen, sind geplant. Welche zuerst kommt, entscheiden wir mit den Büros im Pilot. Nichts wird ohne Ihre Freigabe gesendet.

Sie. Jede Antwort, jedes Mal. Nichts wird automatisch gesendet.

Sie übernehmen sie mit einem Klick in Ihr E-Mail-Postfach, zum Beispiel Outlook, und senden sie selbst ab. SmartReception legt keinen fertigen Entwurf in Ihr Postfach und sendet nichts.

Dann ändern Sie ihn oder verwerfen ihn. Genau dafür gibt es die Freigabe. Ein Entwurf kann den Ton verfehlen, etwas falsch einordnen oder Angaben enthalten, die nicht stimmen. Deshalb gilt er erst, wenn Sie ihn gelesen und freigegeben haben.

Sie prüfen jeden Entwurf, und was Sie freigeben, senden Sie unter Ihrem Namen. Alle Haftungsfragen regeln wir im Vertrag, vor dem Start. Eine Rechtsberatung können wir an dieser Stelle nicht geben.

Eine Mail wird falsch eingeordnet, etwa als normal statt dringend. Ein Entwurf klingt falsch oder greift eine Vorlage, die nicht passt. Oder man verlässt sich zu schnell auf den Entwurf und liest ihn nicht richtig.

Dazu kommen mögliche Fehler bei der Einrichtung. Deshalb arbeiten wir im Pilot eng mit Ihnen und besprechen jede Woche, was nicht gestimmt hat.

Die Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern. Welche, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Liste der Unterauftragnehmer, die Sie vor dem Start bekommen. Auf Wunsch kann die Verarbeitung später auf einem Gerät in Ihrem Büro laufen. Das gehört nicht zum Pilot.

Mehr zur Sicherheit

Sie sind für die Daten verantwortlich und sollten in Ihrer Datenschutzerklärung erwähnen, dass Sie bei Anfragen KI-Unterstützung einsetzen. Eine Textvorlage bekommen Sie von uns. Prüfen Sie sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Beratung.

Der Pilot hat einen festen Preis, den nennen wir im Gespräch. Den Preis für die weitere Nutzung legen wir erst fest, wenn wir gemeinsam gesehen haben, was es Ihnen bringt.

Zum Pilot

Ja. Der Pilot endet nach vier Wochen von selbst, Sie können ihn aber auch früher abbrechen. Dann endet der Zugriff sofort. Wie wir mit Ihren Daten danach umgehen, steht im Vertrag.

Es nimmt keine Anrufe an. Es bucht nichts, rechnet nichts ab und gibt keine Steuer- oder Rechtsauskunft. Es sendet, löscht und leitet nichts ohne Sie weiter. Eine Anbindung an Verwaltungs-, Buchhaltungs- oder Branchensoftware gibt es im Pilot nicht.