beispiele

Beispiele aus verschiedenen Betrieben

Ob Vertrieb, Praxis oder Werkstatt: Überall landen Anfragen im Postfach, die sich ähneln. Hier sehen Sie je Bereich, was typischerweise ankommt, eine Beispielmail und den Antwortentwurf, den SmartReception dazu bereitlegt. Alle Namen, Adressen und Mails sind erfunden.

in allen beispielen

Was überall gleich ist

SmartReception ordnet die Mails im Posteingang ein und schreibt Antwortentwürfe. Mehr macht es heute nicht. Die Entwürfe legen sich nicht fest: keine Zusagen zu Preisen, Terminen oder Rechtsfragen. Was SmartReception nicht wissen kann, bleibt als Platzhalter stehen. Jede Antwort geben Sie frei und senden sie selbst.

Fünf Beispielanfragen in der Demo ausprobieren

Beispiel, erfundene Angaben

Vertrieb

Typisch im Postfach

Anfragen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Leistung, oft mit der Bitte um Rückruf.
Nachfragen zu einem Angebot, das vor zwei Wochen rausging.
Terminwünsche für ein erstes Gespräch oder eine Vorführung.

Das geben Sie frei: welche Angaben Sie noch brauchen, welchen Termin Sie anbieten und wann ein Angebot rausgeht. Preise nennen Sie selbst.

Gespräch anfragen In der Demo ansehen

Betreff: Angebot für drei Standorte?
Von: Einkäuferin, Beispielfirma, Beispielstadt

Nachricht

Guten Tag, wir suchen eine Lösung für unsere drei Standorte. Können Sie uns ein Angebot schicken? Gern würden wir vorher kurz mit Ihnen sprechen, am besten nächste Woche.

EinordnungAngebotsanfrage mit Terminwunsch, mittlere Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihr Interesse. Damit wir Ihnen ein passendes Angebot schicken können, brauchen wir noch [Angaben, z. B. Zahl der Nutzer je Standort]. Für ein kurzes Gespräch schlagen wir [Terminvorschlag] vor. Passt Ihnen das?

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Vertrieb]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Handel und Onlineshop

Typisch im Postfach

Bestellstatus: Wo ist mein Paket?
Retouren: Ein Artikel passt nicht und soll zurück.
Lieferfragen vor dem Kauf: Ist der Artikel vorrätig, wie lange dauert der Versand?

Das geben Sie frei: ob die Rücksendung so passt, ob erstattet oder umgetauscht wird und welche Fristen gelten.

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Betreff: Rücksendung Schuhe
Von: Kunde, Bestellung [Bestellnummer]

Nachricht

Hallo, die Schuhe sind leider zu klein. Wie kann ich sie zurückschicken? Bekomme ich das Geld zurück oder einen Gutschein?

EinordnungRetoure, normale Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Herr [Name],

danke für Ihre Nachricht, schade, dass die Schuhe nicht passen. So schicken Sie sie zurück: [Ablauf der Rücksendung, z. B. Link zum Rücksendeportal]. Wie die Erstattung abläuft, steht in [Ihre Rückgaberegeln].

Viele Grüße
[Absender, Shop]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Kanzlei

Typisch im Postfach

Mandantenanfragen mit einer kurzen Schilderung des Falls.
Terminwünsche für ein erstes Gespräch oder eine Verschiebung.
Unterlagen als Anhang, mit der Frage, ob alles da ist.

Das geben Sie frei: den neuen Termin und ob die Unterlagen reichen. Eine Rechtsauskunft gibt der Entwurf nicht, die bleibt bei Ihnen.

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Betreff: Unterlagen und neuer Termin
Von: Mandantin, Beispielweg 15

Nachricht

Guten Tag, anbei die Unterlagen, um die Sie gebeten hatten. Ist das so vollständig? Und können wir den Termin um eine Woche verschieben?

EinordnungUnterlagen und Terminverschiebung, mittlere Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Unterlagen. [Zuständige Person] sieht sie durch und meldet sich, falls etwas fehlt. Ihren Wunsch, den Termin zu verschieben, haben wir aufgenommen. Als neuen Termin können wir Ihnen [Terminvorschlag] anbieten.

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Kanzlei]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Arztpraxis oder Therapie

Typisch im Postfach

Terminanfragen, oft mit Wunschzeit.
Rezeptwünsche für ein Mittel, das schon verordnet wurde.
Absagen und Verschiebungen von Terminen.

Das geben Sie frei: ob ein Rezept ausgestellt wird und welcher Termin passt. Eine medizinische Auskunft gibt der Entwurf nicht.

Gespräch anfragen

Betreff: Folgerezept und Termin
Von: Patient, Beispielstraße 30

Nachricht

Guten Tag, mein Rezept ist bald aufgebraucht. Kann ich ein Folgerezept bekommen? Außerdem bräuchte ich einen Termin zur Kontrolle, gern morgens.

EinordnungRezeptwunsch und Terminanfrage, mittlere Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihren Rezeptwunsch geben wir an [Ärztin oder Arzt] weiter. Ob und wann das Rezept bereitliegt, teilen wir Ihnen mit. Für die Kontrolle können wir Ihnen [Terminvorschlag] anbieten. Bei akuten Beschwerden rufen Sie bitte [Telefonnummer der Praxis] an.

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Praxis]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Agentur und Dienstleister

Typisch im Postfach

Projektanfragen mit ersten Eckdaten.
Statusfragen: Wie weit ist das Projekt?
Rechnungsfragen: Ein Posten ist unklar.

Das geben Sie frei: den Projektstand, den Sie nennen wollen, und die Erklärung zur Rechnung. Gutschriften oder neue Fristen sagt der Entwurf nicht zu.

Gespräch anfragen

Betreff: Stand Projekt und Rechnung [Rechnungsnummer]
Von: Kunde, Beispielfirma

Nachricht

Hallo, wie ist der Stand bei unserem Projekt? In der letzten Rechnung steht außerdem ein Posten, den ich nicht zuordnen kann. Können Sie mir das erklären?

EinordnungStatusfrage und Rechnungsfrage, mittlere Dringlichkeit

Entwurf

Hallo Herr [Name],

danke für Ihre Nachricht. Zum Stand des Projekts: [kurzer Stand von der Projektleitung]. Ihre Frage zur Rechnung [Rechnungsnummer] sehen wir uns an und melden uns mit einer Erklärung zu dem Posten.

Viele Grüße
[Absender, Agentur]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Hausverwaltung

Typisch im Postfach

Schadensmeldungen: Wasserfleck an der Decke, Heizung kalt.
Termine für Wohnungsübergaben.
Eigentümer fragen nach dem Stand einer Reparatur.

Das geben Sie frei: wer sich kümmert und wann. Zusagen zu Kosten und Zuständigkeiten macht der Entwurf nicht.

Beispiel Hausverwaltung ansehen

Betreff: Wasserfleck an der Schlafzimmerdecke
Von: Mieterin, Beispielweg 4, 2. OG links

Nachricht

Guten Tag, seit gestern Abend ist an unserer Schlafzimmerdecke ein brauner Fleck. Heute Morgen tropft es. Bitte schicken Sie jemanden vorbei.

EinordnungSchadensmeldung, hohe Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Meldung. Wir haben sie aufgenommen und geben sie heute an [zuständige Person oder Stelle] weiter. Schicken Sie uns bitte, wenn möglich, ein Foto des Flecks. Wenn es dringend wird, erreichen Sie uns unter [Notfallnummer des Büros].

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Büro]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Handwerk

Typisch im Postfach

Terminanfragen für Wartung oder Reparatur.
Preisanfragen, oft ohne Besichtigung.
Nachfragen zu einem Angebot.

Das geben Sie frei: den Termin und, wenn es so weit ist, den Preis.

Beispiel Handwerk ansehen

Betreff: Wartung unserer Gasheizung
Von: Kunde, Beispielstraße 12

Nachricht

Guten Tag, unsere Gasheizung wurde letztes Jahr im Oktober gewartet. Können Sie wieder kommen? Am besten vormittags, Dienstag oder Donnerstag.

EinordnungTerminanfrage, normale Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern kümmern wir uns um die Wartung Ihrer Heizung. Wir prüfen Ihren Wunsch und melden uns mit einem Terminvorschlag. Hilfreich wäre noch [Angabe, z. B. Gerätetyp oder Kundennummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Betrieb]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Steuerberatung oder Buchhaltung

Typisch im Postfach

Belege per Mail, mit der Frage, ob alles da ist.
Fragen zu Fristen: Bis wann brauchen Sie die Unterlagen?
Fragen, die eigentlich eine Steuerberatung brauchen.

Das geben Sie frei: das Datum, das Sie nennen, und ob die Belege reichen. Eine Steuerberatung gibt der Entwurf nicht.

Gespräch anfragen

Betreff: Belege Oktober und eine Frage
Von: Mandant, Beispielbetrieb

Nachricht

Guten Tag, anbei die Belege für Oktober. Bis wann brauchen Sie die Unterlagen für das Quartal? Und kann ich den neuen Laptop gleich ganz absetzen?

EinordnungBelege, Fristfrage und Steuerfrage, normale Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank für die Belege. Ob sie vollständig sind, prüft [zuständige Person]. Die Unterlagen für das Quartal brauchen wir bis [Datum aus Ihrem Fristenplan]. Ihre Frage zum Laptop beantwortet [Steuerberaterin oder Steuerberater] persönlich, wir melden uns dazu.

Mit freundlichen Grüßen
[Absender, Kanzlei]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Beispiel, erfundene Angaben

Gastronomie und Events

Typisch im Postfach

Reservierungen für größere Gruppen.
Anfragen für Feiern oder Firmenessen.
Fragen zur Karte, etwa zu vegetarischen Gerichten.

Das geben Sie frei: ob der Tisch frei ist und was Sie zur Karte sagen.

Gespräch anfragen

Betreff: Tisch für acht Personen am Samstag
Von: Gast, Beispielstraße 8

Nachricht

Hallo, wir möchten am Samstag um 19 Uhr mit acht Personen kommen. Eine Person isst vegan. Geht das?

EinordnungReservierungsanfrage, mittlere Dringlichkeit

Entwurf

Guten Tag Herr [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Ob am Samstag um 19 Uhr ein Tisch für acht Personen frei ist, prüfen wir und bestätigen Ihnen die Reservierung gesondert. Zu veganen Gerichten: [Hinweis zu Ihrer Karte].

Viele Grüße
[Absender, Restaurant]

Beispiel, erfundene Angaben. So legt SmartReception den Entwurf bereit, Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

Ihr Bereich ist nicht dabei?

Die Beispiele zeigen typische Fälle. Im Gespräch sehen wir uns an, welche Anfragen bei Ihnen ankommen und ob SmartReception dabei hilft.

Gespräch anfragen