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Für Vertriebsteams, Büros und alle Betriebe mit Kundenanfragen

Ein KI-Mitarbeiter für Ihr Büro: Er bereitet vor, Sie geben frei.

Zuerst im Posteingang: SmartReception liest Kundenanfragen, ordnet sie ein und schreibt Antwortentwürfe. Jede Antwort geben Sie frei, ohne Ihre Freigabe geht nichts raus.

Gespräch anfragen Beispiel ansehen

Erst vier Wochen im Pilot, dann entscheiden Sie.

SmartReception Posteingang Beispieldaten
  1. Eingang
  2. Entwurf
  3. Ihre Freigabe
Von
Mieterin, Beispielweg 4
Betreff
Heizung in der Küche bleibt kalt

Guten Tag, seit gestern Abend wird die Heizung in der Küche nicht mehr warm. Können Sie bitte jemanden schicken?

Einordnung Reparaturmeldung, dringend

Antwortentwurf

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Meldung. Wir schicken am [Termin] jemanden vorbei.

Bitte sagen Sie uns, ob jemand zu Hause ist.

Mit freundlichen Grüßen
[Absender]

Freigegeben, bitte in Ihr Postfach übernehmen

Beispieldaten, keine echte Anfrage. Eine Mail kommt an, der Entwurf entsteht, Sie geben frei.

was ist smartreception

SmartReception ist ein KI-Mitarbeiter fürs Büro, zuerst für den Posteingang: Er schreibt Antwortentwürfe, Sie geben jede Antwort frei. Für Vertriebsteams, Büros und alle Betriebe, bei denen Kundenanfragen per E-Mail ankommen.

So funktioniert's im Detail

montagmorgen im büro

Gelernt haben Sie Ihren Beruf. Nicht Postfach.

Über das Wochenende sind Mails gekommen. Ein Interessent bittet um ein Angebot. Ein Kunde fragt, ob sein Angebot noch gilt. Jemand will einen Termin. Eine Mail ist wichtig, die anderen auch.

Sie lesen, sortieren, schreiben. Jeden Tag, zwischen Telefon, Terminen und Kundengesprächen. Das kostet Zeit, die Ihr Betrieb für anderes braucht. Und manchmal bleibt etwas liegen.

in drei schritten

So läuft es

  1. Eingang

    Eine Anfrage kommt per E-Mail an. SmartReception liest sie und ordnet sie ein.

  2. Entwurf

    Aus Ihren Vorlagen entsteht ein Antwortentwurf. Was fehlt, bleibt als Platzhalter offen.

  3. Ihre Freigabe

    Sie lesen, ändern, geben frei und senden selbst. Ohne Sie geht nichts raus.

So funktioniert's im Detail

wer macht was im büro

Zwei Aufgaben sind im Pilot. Weitere sind geplant.

Bei jeder Aufgabe arbeitet SmartReception nur vor. Jede Antwort geben Sie frei. Welche weitere Aufgabe zuerst kommt, entscheiden wir mit den Büros im Pilot.

Dienstplan

Stand: November 2026

  • Posteingang

    Liest Anfragen und schreibt Antwortentwürfe. Sie geben jede Antwort frei.

    Stand: Im Pilot

  • Empfang

    Sortiert, was reinkommt: Dringendes nach oben, Schadensmeldungen, Termin- und Preisanfragen ins richtige Fach.

    Stand: Im Pilot

  • Angebote vorbereiten

    Macht aus einer Anfrage einen Angebotstext als Entwurf, für Handwerksbetriebe. Sie prüfen und ergänzen ihn.

    Stand: Geplant

  • Nachfassen und Erinnern

    Schreibt einen Entwurf für die Nachfrage, wenn auf eine Mail keine Antwort kam.

    Stand: Geplant

für wen

Für alle, bei denen Kundenanfragen im Postfach landen

Vertrieb und Vertriebsteams, Handel, Dienstleister, Praxen, Kanzleien, Agenturen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe: Überall, wo Anfragen per E-Mail kommen und beantwortet werden wollen, arbeitet SmartReception vor. Zwei Beispiele haben wir ausführlich beschrieben.

Hausverwaltung

Schadensmeldungen, Eigentümerfragen, Termine für Übergaben. Vieles ist Routine, manches ist dringend. SmartReception hilft, beides auseinanderzuhalten.

Beispiel Hausverwaltung

Handwerk

Terminanfragen, Preisanfragen, Nachfragen zum Angebot. Die Mail kommt, während Sie auf dem Dach stehen. Der Entwurf liegt bereit, wenn Sie wieder im Büro sind.

Beispiel Handwerk

unser einziges versprechen

Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.

SmartReception liest Ihr Postfach und sendet selbst nichts. Nichts wird automatisch gesendet, und jede Freigabe wird protokolliert.

Mehr zur Sicherheit

der pilot

Der Pilot in Kürze

Wochen dauert der Pilot. Am Ende entscheiden Sie, ob Sie weitermachen.
4
Postfach, nur mit Lesezugriff.
1
Etwa so viele Beispieldokumente brauchen wir, zum Beispiel Vorlagen, Preislisten oder die Hausordnung.
10–30
Minuten Kurzgespräch pro Woche, in Woche 2 und 3.
15

Zum Pilot

stand

Was SmartReception heute macht

SmartReception liest Ihr Postfach, ordnet Anfragen ein und schreibt Antwortentwürfe, die Sie freigeben. Wie das aussieht, zeigt die Demo mit Beispieldaten. Im Pilot richten wir es mit Ihren Vorlagen auf Ihr Büro ein, und Ihre Rückmeldung bestimmt, was wir als Nächstes verbessern. Kundenstimmen und Zahlen zeigen wir nur, wenn sie echt sind.

Zum Pilot

Reden wir 30 Minuten

Wir hören zu, wie Anfragen bei Ihnen ankommen, und zeigen, was SmartReception kann und was nicht. Vor Ort oder per Video.

Gespräch anfragen